Un système de gestion de contenu ou SGC (en) Content Management Systems ou CMS) est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de site web ou d'application multimédia. Ils partagent les fonctionnalités suivantes :

• Ils permettent à plusieurs individus de travailler sur un même document ;

• Ils fournissent une chaîne de publication (workflow) offrant par exemple la possibilité de mettre en ligne le contenu des documents ;

• Ils permettent de séparer les opérations de gestion de la forme et du contenu ;

• Ils permettent de structurer le contenu (utilisation de FAQ, de documents, de blogs, de forums de discussion, etc.) ;

• Certains SGC incluent la gestion de versions.

Les SGC permettent de réaliser la gestion de contenu dans l'entreprise, il s'agit du ECM.

Fonctions communes
Pour arriver à offrir les fonctionnalités citées plus haut la conception se fonde assez souvent sur les mécanismes suivants :

Utilisation d'interface web
Au travers d'interfaces web, les SGC sont accessibles quel que soit le type de système d'exploitation au moyen d'un navigateur web. Ainsi, les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciels spécifiques supplémentaires. Grâce aux standards du web, les SGC offrent donc un format de données lisible (HTML et ses dérivés), imprimable et stockable par tous, ce qui facilite l'échange et l'accessibilité des documents.

Séparation entre contenu et présentation

C'est un principe fondateur de la gestion de contenu :

• Le contenu est stocké le plus souvent dans une base de données, structurée en tables et en champs. C'est le contenu des champs de la base qui est créé/modifié par le rédacteur, et non pas la page elle-même. On parle de site « dynamique » ;

• La présentation est définie dans un gabarit. Le gabarit définit deux choses : la mise en page proprement dite - via les feuilles de style (parmi lesquelles les CSS, ou les règles de transformation XSLT), et la structuration des données, au moyen de standards tels que XML, ainsi que les informations extraites de la base de données (de même que l'endroit où celles-ci doivent être affichées et sous quelles conditions).

•  Une interface WYSIWYG ou Tincy qui propose une interface graphique de mise en forme similaire à celle qui existe dans un traitement de texte ;

• L'utilisation de balises simplifiées, visant à mettre le texte en forme. Il en existe plusieurs types, dont le plus répandu est BBCode. On peut aussi citer des alternatives plus modernes telles que Markdown ou Textile. Les wikis qui ne sont pas WYSIWYG utilisent le wikitexte.

De multiples méthodes de rangement de l'information

La théorie de l'information nous apprend que, plus il y a d’informations, plus le désordre augmente. Cela signifie que, si l’on recherche une information spécifique, toutes les autres informations créent du bruit. Un SGC possède donc de multiples mécanismes de tris plus ou moins complexes comme :

•  Les hyperliens, qui permettent de référencer les articles entre eux ;

• Un moteur de recherche sur le texte ;

• Des tris spécifiques (par date de modification, auteurs, liens, …).

La majorité des SGC offrent la possibilité de catégoriser l’information, de l’indexer et d’utiliser des taxonomies pour améliorer les méthodes de recherche. On peut donc créer des catégories de contenus, des sections (ou rubriques), voire des mots clés favorisant l’indexation.

La multiplication des vues, des mécanismes de choix, diminue la profondeur de l’information par rapport à la page d’entrée en multipliant les chemins, et la rend donc plus accessible.

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